L’onboarding è un’attività sempre più cruciale per quelle aziende che hanno bisogno di assumere nuove persone e vogliono assicurarsi di non perderle nel breve termine.

L’onboarding è un processo: un insieme di attività che l’azienda mette in campo per accogliere e, letteralmente, portare a bordo, le persone neo-assunte.
La forma più elementare di onboarding è fatta di:

• giro degli uffici,
• pausa caffè conoscitiva,
• assegnazione di una postazione di lavoro.

L’attivazione degli accessi necessari a svolgere il proprio lavoro non è sempre inclusa “perché sai… l’IT ha avuto un po’ di casini in questi giorni ma ci ha detto che per domani avrai tutto!”

Questa è la versione più basic (meno di così sarebbe decisamente preoccupante) ma non la più rara: per quanto se ne parli molto, l’attivazione di programmi di onboarding strutturati non è così diffusa.

Ma perché è così importante questo processo?
E chi deve occuparsene?
Quanto dura?
Che benefici deve aspettarsi l’azienda?
Continua a leggere e risponderemo a tutte le tue domande.

A cosa serve un buon onboarding?

Un buon onboarding è una promessa mantenuta: tutto quello che l’azienda ha raccontato di sé (i valori, l’ambiente, il purpose, il clima, l’innovazione, ecc…) inizia a confermarsi – o a smentirsi – nei primissimi giorni di lavoro, anzi prima.

L’onboarding è anche un ponte che collega le varie fasi del processo deputato all’inserimento di nuove persone: deve garantire coerenza e dare continuità.

Una ricerca di Wynhurst Group ha dimostrato che se una persona assunta riceve un onboarding strutturato, avrà il 58% di possibilità in più di rimanere all’interno dell’azienda dopo 3 anni dall’assunzione.
L’onboarding quindi ha un effetto diretto sulla retention delle persone assunte.

Nel dettaglio sono 4 le funzioni cardine di un buon onboarding: informare, formare, coinvolgere e integrare.

Vediamole una per una.

Informare

Chiunque entri in azienda ha bisogno di informazioni, inutile ribadire l’ovvio: deve conoscere nelle logiche del settore, i prodotti, deve leggere il regolamento interno, conoscere le policy, essere informato delle procedure, sapere a chi rivolgersi, come e a chi chiedere qualcosa ecc…
Questa è una parte abbastanza operativa ma non significa che debba essere gestita attraverso algide circolari inviate attraverso impersonali mail preconfezionate.

Formare

Quando una persona arriva in azienda potrebbe aver bisogno di formazione specifica, necessaria a lavorare in autonomia, oppure l’azienda potrebbe investire in un programma formativo per lo sviluppo delle soft skill delle new entry.
Insomma, anche in questo caso possiamo decidere se garantire i bisogni igienici o andare oltre e coccolare quelli motivanti.

Coinvolgere

Coinvolgere è fondamentale per alimentare il commitment, coinvolgere è necessario per avere persone motivate, coinvolgere è fondamentale anche per valorizzare i modelli di lavoro agile, lo smart o il remote working.
Per farlo l’azienda deve trasformare in azioni i propri valori e il proprio racconto: quali sono i valori della tua azienda? come puoi trasformarli in azioni concrete verso chi entra in azienda?
Ma soprattutto: perché aspettare il primo giorno di lavoro per iniziare a coinvolgere la persona assunta?
È nel primo momento in cui intuisci che la persona di fronte a te potrebbe essere quella che assumerai, l’istante in cui l’onboarding deve iniziare. È esattamente in quel momento che inizierai il processo per portarla a bordo.
E se la formazione e le informazioni sono fasi da attivare più facilmente a contratto firmato e collaborazione avviata, il coinvolgimento può senza dubbio precederle. Ne parleremo meglio tra poco. 

Integrare

L’integrazione è la fase più informale e più conviviale: ha lo scopo di far sentire la nuova persona parte di una squadra e non solo dipendente di un’azienda.
Integrazione fa rima con relazione, con comunicazione e con condivisione.
L’integrazione avviene quando la persona da portare a bordo sente che non è solo la funzione HR e il suo superiore a coinvolgerlo.
Ci si sente integrati quando si conoscono, oltre alle regole, anche le abitudini dell’azienda e di chi la vive.
Quando ci si orienta facilmente (non solo per trovare il bagno) e facilmente si riconoscono le dinamiche tra le persone. Quando si sa che al martedì si va tutti a mangiare dalla Bianca, che fa il miglior risotto nel raggio di 150 km.

I tempi dell’onboarding?

L’onboarding, l’abbiamo detto, inizia in fase di recruiting e non ha una vera e propria fine. Il tempo che passa tra la firma della lettera di assunzione e l’effettivo ingresso in azienda è un lasso di tempo estremamente delicato in cui la persona potrebbe:

• essere presa da dubbi e incertezze e decidere di fare marcia indietro
• accettare una proposta diversa che arriva all’ultimo momento
• ricevere una controproposta da urlo da parte della sua attuale azienda

Non è possibile scongiurare definitivamente queste possibilità ma ti consigliamo di colmare questo tempo di mezzo cercando di coinvolgere la persona per iniziare fin da subito la sua integrazione.

Possono essere utili delle mail (senza esagerare e con un minimo di simpatia), possono essere interessanti dei contenuti video o un podcast realizzato per presentare l’azienda, strumenti di gamification, l’invito a un evento aziendale ecc…
L’obiettivo è mantenere attiva la relazione, far sentire che l’azienda c’è e che già considera la persona parte della squadra.
No pressioni, no richieste, no stalking, sia chiaro.
Solo autentico interesse.
Quindi sconsigliamo il mero invio delle brochure aziendali o file excel da analizzare che ok, possono essere utili, ma quanto a cura della relazione lasciano un po’ a desiderare.

E quando finisce l’onboarding?
Uno studio pubblicato dall’Academy of Management Journal ha evidenziato come i primi 90 giorni di lavoro del nuovo dipendente servano a costruire e consolidare il rapporto con l’azienda e i colleghi.
In generale però non ci sono regole su quanto debba durare, sconsigliamo due giorni e invitiamo a pensare all’onboarding come a un processo continuo che poi diventa inboarding.

È importante inoltre sapere che la stessa persona potrebbe essere oggetto di più onboarding: il primo all’inizio della collaborazione, un altro quando dovesse cambiare funzione o ruolo, un altro se dovesse spostarsi di sede o country, ma anche eventi personali come lutti, genitorialità, cambi di residenza o altro possono richiedere un nuovo momento di onboarding.

Chi deve gestire l’onboarding?

L’onboarding funziona un po’ come la pagina aziendale LinkedIn: non può esserci un unico detentore dei contenuti e della strategia.
Per quanto riguarda l’onboarding è chiaro che la funzione HR è coinvolta ed è in prima linea.
Senza dubbio anche la funzione IT è chiamata in causa e naturalmente la funzione e il team di inserimento della persona assunta; la direzione o proprietà sarebbe cosa buona e utile che non glissasse questo momento e non dimentichiamo la funzione comunicazione (e comunicazione interna) che può dare un grande contributo al successo dell’onboarding anche in termini di attività, strumenti, iniziative.

In generale, il nostro consiglio è che tutta l’azienda venga in qualche misura coinvolta, attraverso la condivisione di una comunicazione che preceda l’arrivo della persona.

Concludendo: alcune domande di check per capire a che punto sei

Come funziona l’onboarding della tua azienda? Quali fasi e attività prevede?

Quando inizia formalmente l’onboarding di una persona nella tua azienda in questo momento?

Quello che fai in che misura serve a:

• INFORMARE
• FORMARE
• COINVOLGERE
• INTEGRARE

Il tuo onboarding mantiene le promesse fatte in fase di recruiting e ne diventa una testimonianza concreta?

Hai attivato degli onboarding successivi a quello di inserimento?

Quali sono le persone coinvolte nel processo di onboarding e chi fa cosa?

Qual è la prima iniziativa che vuoi mettere in campo per migliorare l’onboarding della tua azienda?