La premessa a questo articolo è una presa di posizione: noi crediamo che l’organigramma sia uno strumento utile, e talvolta indispensabile, all’interno delle PMI.
Non lo riteniamo la panacea di tutti i mali e sì, ne vediamo i limiti, ma pensiamo che sia un ottimo alleato all’organizzazione e che si adatti bene alle caratteristiche tipiche delle piccole e medie imprese. Anche di quelle che hanno sposato un modello di lavoro agile e lo smart working.

In questo articolo vogliamo raccontarti 8 benefici che porta con sé un organigramma e no, non è una lezione accademica, preferiamo condividere alcune riflessioni e affrontare criticamente il tema, partendo dal presupposto che non sono mai gli strumenti da soli a cambiare, migliorare o sistemare le aziende, ma l’uso che se ne fa.

In principio fu l’organizzazione

Iniziamo con il dire che l’organizzazione è per noi un valore: è l’impegno a creare delle condizioni utili alle persone per orientarsi e lavorare meglio.
La mancanza di organizzazione è infatti, uno dei più citati motivi per cui i candidati decidono di lasciare un’azienda (e questo lo sappiamo perché li intervistiamo ogni giorno).

Cosa significa organizzazione?

In biologia, organizzazione è la serie di processi attraverso cui organi, apparati e strutture si formano, si sviluppano, si differenziano e si coordinano così da costituire un organismo vivente.

Abbiamo scelto questa particolare definizione perché ci piace pensare all’azienda come a un organismo e all’organizzazione come ciò che le consente di vivere e quindi anche di crescere e prosperare.

Adottare un modello organizzativo (sì, ce ne sono parecchi) è secondo noi imprescindibile ed è una delle prime scelte che un’azienda è chiamata a compiere.
Questa scelta può evolvere nel tempo e il modello può cambiare, ma è importante che un’organizzazione sia sempre presente, in modo chiaro, condiviso e rispettato.

L’organigramma è quindi, uno degli strumenti, in seno all’organizzazione che l’azienda sceglie di adottare.

Organigramma: 8 benefici da considerare con senso critico

L’Organigramma è uno strumento (dal greco organon) grafico (dal greco gramma): strumento che, attraverso una forma grafica, vuole rappresentare l’articolazione di una struttura.
Una struttura spesso e volentieri gerarchica, ma attenzione: organigramma e gerarchia non sono un binomio indissolubile. E alla crisi della seconda, come racconta Matteo Sola in questo articolo, potrebbe non venir meno il potere della prima.

Un organigramma ha lo scopo di rendere immediatamente chiari i collegamenti tra funzioni e ruoli e di definire le relazioni formali all’interno dell’azienda.
Semplifichiamo perché come detto, non è questa una lezione accademica.

Ci sono almeno 8 benefici che un buon organigramma può portare alla tua azienda, ma non sono regali e nemmeno automatismi che si realizzano solo perché scrivi un organigramma.
Vediamoli con un po’ di senso critico:

1. Un buon organigramma semina una buona organizzazione
   Ovvero permette di sapere “chi” si occupa di “cosa” in azienda. “Occuparsi” significa prendersi cura, fino al sentirsene responsabile. Perché diciamo che “semina” e non che “equivale a” buona organizzazione? Perché, come ogni strumento, dipenda da come lo si usa e da come lo si vive: non sarà un grafico a rendere le persone più collaborative, ma in assenza di ruoli e relazioni professionali chiare, le persone potrebbero mancare completamente di commitment e motivazione.
2. Un buon organigramma aiuta le persone a sentire il proprio scopo
   Ogni ruolo all’interno di di un organigramma dovrebbe includere e comunicare lo scopo stesso del ruolo, dovrebbe quindi esplicitare la vera mission e aiutare le persone a capire le attività su cui sono chiamate a lavorare non solo come doveri e compiti, ma come contributo essenziale all’impresa e alle altre persone/ruoli. Significa che un buon organigramma non è un foglio appeso da qualche parte e archiviato nell’intranet, bensì uno strumento di comunicazione e coinvolgimento, di significato e di senso.
3. L’organigramma aiuta le persona ad avere chiaro il proprio punto di riferimento e funge, per loro, da ancora
   A chi devo chiedere se non so come fare una cosa? se ho un problema? se devo prendere un permesso? se non mi è chiaro qualcosa? se ho bisogno di risorse? Saperlo genera sicurezza e una maggior disponibilità ad affrontare l’incertezza (che è oramai una costante compagna di scrivania). È chiaro che non basta avere un nome per star tranquilli e sentirsi al sicuro, lo sappiamo bene. Ma non saper a chi chiedere o avere tanti riferimenti differenti può alimentare la frustrazione e generare altresì inutili perdite di tempo.
4. Un organigramma rende più fluida la comunicazione tra funzioni diverse e orienta le persone nel cercare/trovare informazioni al di fuori della propria area
   Ebbene sì, è uno strumento di comunicazione interna ed è anche un suo alleato. Inutile sottolineare l’ovvio: l’organigramma in quanto mappa, aiuta ad orientarsi anche a livello trasversale e interfunzionale. Naturalmente ci saranno sempre dei validi alibi e lavorare per silos può diventare un ottimo rifugio, ma questo non dipende all’organigramma.
5. L’organigramma offre una direzione ai problemi: verso l’alto o di lato
   Questo vale in particolare per gli organigrammi che si basano su un’organizzazione gerarchica dove i problemi salgono (se ho un problema chiedo al o alla mia responsabile) o si spostano lateralmente (se ho un problema mi confronto con un o una mia pari). Ancora una volta, la sua funzione è quella di orientare e di abbassare lo sforzo cognitivo: in presenza di un buon organigramma i problemi o le criticità arrivano naturalmente a chi, in teoria, possiede maggiori risorse per gestirli. In teoria…
6. Un buon organigramma permette di indicare chi si occupa di HR anche quando non c’è la funzione HR
   Questo perché in azienda e soprattutto in una PMI, c’è sempre chi si occupa delle persone e delle tematiche ad esse collegate (siano esse adempimenti o questioni gestionali). Esplicitarlo è il primo e doveroso passo verso la valorizzazione di un ruolo cruciale e delicato e porta a galla i compiti e le responsabilità, talvolta impliciti, di chi si occupa di persone senza alcuna formalizzazione.
7. Un organigramma rende più chiari e prevedibili i percorsi di crescita: verticali e orizzontali
   Poter vedere l’organizzazione di un’azienda attraverso una rappresentazione grafica consente di individuare le strade e le relative possibilità di crescita di una persona. Torna la metafora della mappa: l’organigramma mette in luce i collegamenti che ci sono tra i ruoli e tra le funzioni e rende più concreta l’idea del percorso che si può intraprendere per passare da un ruolo all’altro. Non genera automatismi e sappiamo bene che il tema della crescita delle persone non si esaurisce qui, sia chiaro.
8. Un buon organigramma non è scolpito nella pietra
   Gli organigrammi si possono modificare, aggiustare e se necessario stravolgere: condizione necessaria è che sia chiara la strategia e il modello organizzativo a cui l’azienda fa riferimento. Se di organismo vivente vogliamo parlare è importante trattarlo come tale, accettandone i mutamenti e le evoluzioni.

Cosa non fa un organigramma:

Crediamo così tanto nel valore di un organigramma da vederne e abbracciarne anche i limiti:

• l’organigramma non riesce sempre a cogliere la complessità insita in un’organizzazione fatta di persone, tende a schematizzare e a semplificare
• non considera le relazioni informali ma solo quelle gerarchiche,
• limita il potere dell’intelligenza collettiva a beneficio del potere decisionale delle prime linee.

A nostro avviso sono limiti superabili da quelle aziende che possiedono e coltivano un approccio manageriale evoluto, un mindset aziendale dinamico e agile, un approccio umano alla leadership e un senso di responsabilità che non è solo senso del dovere.
Ed è per questo che, nelle nostre consulenze, non ci limitiamo mai solo a scrivere un organigramma ma a creare le migliori condizioni perché questo diventi uno strumento a supporto dell’organizzazione e non viceversa.