Spesso incontriamo manager di diverse funzioni, dal responsabile acquisti a quello del personale o di produzione, che cercano di incanalare i costi della somministrazione all’interno dei loro budget di spesa aziendale cercando affannosamente l’incastro tra budget, qualità dei profili ricercati e affidabilità del fornitore.
Ma non è sempre così facile conciliare queste esigenze e qualcosa ogni tanto sfugge dal controllo o non risponde alle aspettative.

In questo articolo ti spieghiamo come controllare e negoziare il costo del servizio di somministrazione attraverso lo spacchettamento di tutti i singoli costi che lo compongono.
Troverai le indicazioni pratiche di due strumenti che usiamo anche noi quando affianchiamo le aziende per permettere loro di efficientare questo servizio.

I dettagli fanno la differenza: spacchetta il costo e trova le singole voci di spesa

Se lavori secondo un business plan e/o utilizzi efficaci tools per il controllo di gestione sai già che i dettagli sono importanti.
Questo vale anche per l’analisi delle condizioni economiche di somministrazione: devi porre attenzione ai particolari più che alla cifra complessiva!

Tutti, spannometricamente, sappiamo quanto è il costo del personale, sia diretto sia indiretto.
Non tutti invece possediamo gli strumenti di monitoraggio e soprattutto di forecast utili a ottenere indicazioni “alla virgola”, ma è proprio questo che fa la differenza: definire ogni singola voce di spesa che concorre al costo aziendale.

Vai oltre la tariffa oraria

Fermarsi alla tariffa oraria è il primo, classico, errore che fanno molte aziende: il costo di un’ora di lavoro è solo il punto di partenza perché in un file di controllo, il valore reale (possiamo definirlo il costo di produzione o servizio) è dato dall’insieme delle incidenze di altre svariate cifre.
Per aiutarti a definire i singoli prezzi puoi preparare le tabelle che ti spieghiamo qui sotto, sono due utili strumenti per comprendere il reale costo del personale somministrato.

I nostri strumenti di lavoro per te

Le tabelle di partenza di un’analisi precisa e accurata sono due.

La prima è un inventario di tutte le voci che contribuiscono al costo di produzione del contratto di somministrazione (ossia del lavoro di produzione), come ad esempio le tipologie di ore lavorabili, l’assenteismo, i costi amministrativi, valori/sgravi contributivi, coefficienti di premi ed indennità, ratei dei differiti, tempistiche di pagamento, rimborsi spese, etc.
In questa tabella è necessario fare un elenco che comprenda tutto ciò che può influire sul costo finale del lavoro, come succede solitamente nei file di controllo per i dipendenti.

La seconda è una griglia con lo share (i pesi in percentuale) delle incidenze sul costo finale di tutte le voci considerate, declinandole in un periodo temporale ipotizzabile (anno, mese, settimana, giorno): arriverai ad avere in questo modo, il costo effettivo di una singola ora (un po’ come il costo di un singolo pezzo calcolato nelle realtà produttive).

Per raccogliere queste informazioni devi poter fare riferimento a uno storico, oppure ricavarle con grande attenzione dal business plan “preventivo”.

Quando conosci il costo puoi davvero negoziare con le APL

A questo punto, tabelle e costi alla mano, potrai contrattare i prezzi di somministrazione: ricordati che nei contratti deve esserci sempre un valore definito e non una generica dicitura “al puro costo sostenuto”.
Negoziare le migliori condizioni ti servirà per rispettare il budget ma anche per preventivare una spesa sostenibile per l’azienda.

Sembra complicato o laborioso, ma avendo matrice e informazioni tutto diventa fluido ed efficace: il controllo è sicurezza se la previsione è un’arte ci ripete spesso Giuseppe Pes, responsabile in Mentor & Faber di questa area di consulenza.

Risultati tangibili

Recentemente abbiamo collaborato con un’azienda che, in un anno di produzione, alternava periodi di corposa attività a settimane di relativa tranquillità.
Era quindi indispensabile usufruire della flessibilità che solo la somministrazione consente di avere.
Con loro quindi abbiamo definito sia le voci del costo del lavoro, sia la loro distribuzione nei due periodi distinti, alta e bassa produttività.

A quel punto abbiamo valutato le relative incidenze e siamo andati ad individuare le condizioni economiche (ed il fornitore) migliori.
È stata una soddisfazione constatare il saving realizzato dall’azienda e non di meno aver dato precisione al forecast di spesa – anche nella somministrazione – a seconda degli investimenti nel piccolo, medio, lungo periodo.