Quanti di voi si trovano a ripetere nel corso di una giornata lavorativa “non ho abbastanza tempo”? Eppure, abbiamo a disposizione molto più tempo di quello che crediamo, la cosa difficile, semmai, è imparare a gestirlo. A livello di organizzazione aziendale è fondamentale farlo, perché il tempo perso o impiegato male non influisce solo sul lavoro del singolo, ma su quello di tutto il team e, di conseguenza, sul raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Per questo, quando viene preso in mano un progetto, è importante definire gli obiettivi a breve e a lungo termine sia con il cliente che internamente. Il lavoro deve poi essere suddiviso in fasi dettagliate, con date precise e raggiungibili per ogni tappa. Questo permette di mantenere sotto controllo il lavoro, verificarne l’andamento e modificare o correggere eventualmente le fasi prefissate. È una fase importantissima che deve coinvolgere tutto il team di lavoro o almeno i responsabili di area, per avere la certezza di essere tutti allineati.
Ogni persona all’interno di un’azienda contribuisce al raggiungimento degli obiettivi, per questo è importante che il tempo venga gestito bene non solo a livello di team, ma anche singolarmente.
Nel corso di una giornata, è bene organizzare le attività secondo due criteri: urgenza e importanza. Anche se potrebbe sembrare, queste due metriche non sono uguali: le attività urgenti sono quelle che richiedono un’attenzione immediata, perché le conseguenze hanno solitamente un riscontro a breve; le attività importanti sono invece quelle che influiscono sugli obiettivi e hanno conseguenze più durature e a lungo termine. Le due cose possono talvolta corrispondere, ma non necessariamente.
Ogni attività può essere valutata in questi termini e ordinata quindi per priorità. Le prime cose da fare saranno ovviamente quelle sia importanti che urgenti, poi quelle importanti ma non urgenti, poi urgenti ma non importanti e infine quelle non importanti non urgenti. Ragionando in questo maniera è più semplice ordinare il lavoro nel corso della giornata e decidere anche cosa lasciare indietro o rimandare senza grandi conseguenze.
Questo ragionamento si basa sulla matrice di Eisenhower, uno strumento tecnico che permette di visualizzare urgenza e importanza su due assi, distribuendo poi i task nei quattro quadranti.
Imparare a gestire il nostro tempo di lavoro non è solo un modo per migliorare l’efficienza. È soprattutto un modo per riappropriarsi del tempo personale, renderlo di nuovo nostro e utilizzarlo non solo per le attività professionali ma anche per la nostra crescita.
